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績效設定與檢討面談(Setting Goals And Reviewing Results)

這次上了「DDI - 美商宏智國際顧問有限公司」的績效設定與檢討面談(Setting Goals And Reviewing Results)課程。上課內容、大綱如下。沒有上過課的你，雖然看的懂下列的內容是在說什麼，但如何執行？如何做？每一個標題、每一個口號又是代表什麼？我想就真的需要在上課時，由講師來幫忙洗腦了。

不愧是專業的顧問公司，這次的講師 - Angela Chen 陳佳炘 上課時的專業度、口條真的讓人滿意。上課時蠻會帶動氣氛的，讓整個會議室中的學員在輕鬆的氣氛中，完成了課程，也學了不少東西。

當然講師講歸講，身為學員的我們，回家要還是要自己複習，不然這些上課的內容還是無法為我們所用。

以下為這次上課的教材內容，我不知道是否有對個人開課。但若有興趣的，可以聯絡公司人資部門，請人資幫忙開個課吧！不過印象中，這類的課程應該都要不少錢吧！所以若真的有機會上課的人，應該是要好好認真的學一下。

⬛ 課程大綱

1. 共同的責任(Shared Ownership}
   • 主管新觀點
   • 績效週期
   • 主管與部屬的責任
2. 聰明的績效設定(SMART Performance Goals)
   • SMART目標設定
3. 互動精要與績效設定面談(The Interaction Essentials and Performance Discussion)
   • 互動精要(Interaction Essential)
     • 基本原則 KP
     • 溝通守則 IG
4. 績效資料收集(Gathing Data)
   • 兩種型態的資料(Two Types of Data)
   • STAR回饋(STAR Feedback)
5. 績效檢討(Reviewing Results)

上面為這次課程的大綱

⬛ 各式觀點

1. 陽台觀點(Balcony Perspective)
   • 你的團隊是如何共同合作
2. 樹頂觀點(Treetop Perspective) 
   • 你的團隊如何與其它團隊互動
   • 你的部門是如何融入組織
3. 直昇機觀點(Helicopter Perspective)
   • 公司如何融入環境
   • 與客戶、市場、競爭對手和社群的關聯如何？

三個觀點。依每個人所站的角度不同，由低到高。所會關注的事項、及關係。

• 陽台觀點：代表個人是站在部門主管的位置。此時我們關心的，當然是自己團隊內成員如何共同來完成任助
• 樹頂觀點：代表個人是在「處」或更高位置。此時我們關心的會是不同部門間的團隊合作。而我們的部門如何融入公司的組織，發輝群效。
• 直昇機觀點：此時個人是站在公司的角度去看事情。公司如何順應大環境的趨勢？和客戶、市場、競爭對手之間要何持什麼關係？

⬛ 績效管理(Managing Performance)

• 雙方共同承擔績效責任
• 主管指導；部屬執行
• 三次正式討論會議
  • 週期開始 - 訂定目標
  • 期　　中 - 檢視至今的結果
  • 期　　末 - 檢視結果
• 雙方共同追蹤績表現，並分享回饋

績效管理是由主管、員工共同要去負責的。原則上是由主管來訂定大目標，由員工來負責執行。既然是由員工來執行，所以對於目標的訂定就要主管、員工雙方都達到共識。

故建議對於績效的管理，其建議三次的正式會議討論次數是基本。當然可視狀況調整、增加次數。

• 願景(Alignment Model)

1. 做什麼(WHAT)：策略焦點 ➞ 部門/營運單位目標 ➞ 你的績效目標
2. 如何做(HOW)：價值觀/核心文化 ➞你的職能/行為

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• 績效管理(Performance Management)

個人績效的設定必須配合公司、部門的營運目標。這一點我們一般都不會有問題。

最常忽略的就是「如何做」、「HOW」這一個部分。如果員工為了完成績效，可以他的方法、手段、心態等若違背的公司的核心文化？價值觀呢？這時我們就要好好考慮這個員工是否可以長期栽培。或是要適時的導正。

⬛ 聰明的設定績效(SMART Goal)

• Specific - 明確的
• Measurable - 可衡量的
• Attainable - 可達成的
• Relevant - 具有相關性的
• Time-Bound - 有時間性的

⬛ 陷阱

• 使用模糊的字眼。例如「立刻」、「儘快」
• 寫下「全有全無」的目標
• 將任務/行動與績效目標混淆

⬛ SMART目標公式(Formula for Writing SMART Goals)

• 以動詞開頭
  • 增加…
  • 完成…
  • 實現…
  • 達到…
  • 減少…
• 納入衡量指標(績效指標KPI+數值)
  • 業績達成率
  • 成本數字(控制率)
  • 客戶滿意度
  • 錯誤次數(正確性)
  • 市佔率
  • 處理時效
  • 員工平均產能
• 納入到期日、工作期間或頻率
  • 在第二季結束前完成第一階段
  • 會計年度結束
  • 每天
  • 每週
  • 按照既定時程

⬛ SMART目標組成元素(Components of SMART Goal)

在今年第三季結束前，降低百分之3~5的出貨錯誤率。

• 黃：有時間的T
• 綠：可衡量M
• 紅：明確的S

⬛ 撰寫目標(Writing Goals)

• 先從公司的目標或策略開始。
• 思考部屬是如何支持這些目標。
  • 對組織成功的貢獻
  • 建立認同和承諾
• 寫下符合SMAR原則的目標並達成共識

⬛ 基本原則(Key Principles) 滿足個人需求

• KP1 - 維護自尊，加強信心
• KP2 - 仔細聆聽，表示同理
• KP3 - 尋求幫助，鼓勵參與
• KP4 - 分享觀點，傳情達理
• KP5 - 給予支持，鼓勵承擔

⚫KP1 - 維護自尊，加強信心

Specific 明確

• 表示認可
• 讚許成就
• 表達信心

Sincere 誠墾

• 對事不對人
• 尊重並支持對方
• 澄清原因

⚫KP2 - 仔細聆聽，表示同理

Fact 事實 | Feeling 感覺

• 對事實感受做出回應
• 消弭負面情緒
• 對正面感受做出回應

⚫KP3 - 尋求幫助，鼓勵參與

Open Qs問題 | Ownership 參與感

• 收集背景、了解真相
• 澄清疑慮、核對想法
• 拓展思維、鼓勵參與

⚫KP4 - 分享觀點，傳情達理

What 什麼 | Why 為什麼

What 原因 | Why 理由

• 分享觀點及想法
• 不要忽略分享理由
• 適當表露感受與想法
• 補充想法而非取代
• 誠實

例：

1. 對於這件事，我認為應該要……
2. 我之所以這麼建議的原因是……
3. 我對於事情一直拖在那裡，讓我覺得有點……

⚫KP5 - 給予支持，鼓勵承擔

Resource 資源 | Responsibility責任

• 提供資源移除障礙
• 說到做到
• 鼓勵他人承擔思考與執行的責任

針對困難目標，討論所需資源

不承諾做不到的事

不越俎庖

⬛ 兩種需求(Two Kinds of Need)

• 個人需求(Personal Need)
  • 人們在工作場所與互動時展現的「人性」需要。
  • 基本原則 - KP
• 實際需求(Practical Need)
  • 你想要透過互動達成的目標
  • 溝溝守則 - IG

⬛ 溝溝守則(Interaction Guidelines) - 滿足實際需求

若無法「Agree 達成共識」時，則要再回到「Clarify 澄清資料」，以確保雙方的理念一致。

⬛ 兩種資料 (Two Type of Data)

• 數據類 (Operational Data)
  • 部屬被期待要達哪些成果
• 行為類 (Behavioral Data)
  • 部屬是如何達何目標

⬛ 數據類資料的來源

• 行事曆
• 專案時間表|階段報告
• 各式報告
• 各式圖表
• 回饋調查

⬛ 有效回饋 (Effective Feedback)

▶ STAR

• Situation - 情境
• Task - 任務
• Action - 行動
• Result - 結果

▶ 好事 - STAR

ST -> A -> R

情境|任務 --> 行動 --> 結果

▶ 壞事

ST -> AR -> AR

情境|任務 -->行動結果 -->建議行動|預期結果